Успешните презентации. Част 1: Подготовката.

Всеки вторник в следващите три седмици нашият гост-автор Борис Христов ще ни разказва за стъпките, през които трябва да минем, за да стигнем до успешната презентация. В първата част от поредицата статии той ще ни разкрие тайните на „Подготовката“. Приятно четене!

…

Нека си представим, че искате или ви се налага да изнесете презентация и резултата от нея е важен за вас – например, получавате ли инвестиция за стартиращата си компания или не. Ако това е важно за вас, то добре дошли в поредицата от 3 статии, в които ще ви ви споделя жизнено важните стъпки и неща, които трябва да направите, за да си гарантирате, че вашата презентация ще бъде успешна. Започваме от самото начало – подготовката.

Когато знаете и сте на път да говорите пред публика има редица фактори, които трябва да помислите внимателно. Нека си представим, че вече знаете датата на презентацията си и колко време ще имате за нея. Какво следва? Да „скачаме“ директно в PowerPoint? НЕ! Ни най – малко! Това е една от най – често срещаните грешки, която се допуска както от начинаещи презентатори, така и от вече опитни такива. Грешка е защото PowerPoint, Prezi, Keynote или който и да е друг подобен тип софтуерза презентации е просто част от цялото. Нещо повече, една успешна презентация може даже да няма слайдове! И така, какъв е алгоритъмът, който може да следвате, за да се подготвите добре за вашата презентация? Нека разгледаме небоходимите стъпки:

1. Дефинирайте целта си– още преди да започнете да мислите за слайдове и каквото и да било друго, вие трябва да дефинирате ясната цел на презентацията си. С една дума – какво искате да постигнете с тази презентация. Пропускайки да направите това се обричате на провал още преди да сте започнали. Примери за успешна „дефиниция на целта“ могат да бъдат да убедите публиката си да купи вашия продукт, да ви се даде инвестиция или да ги накарете да започнат да използват определена технология. А грешна „дефиниция на целта“, и за съжаление толкова често срещанa, еотговор близък до: „Да им разкажа за продукта  х“. Това не е цел.
2. Разучете публиката си – презентацията ви е за вашата публика. Не е за вас. Опитайте се да разберете кои са хората, които ще ви слушат – инвеститори ли са те, ИТ специалисти ли са или пък микс от финансови експерти, предприемачи и студенти? Ако успеете да намерите поне малко информация за това кой ще слуша презентацията ви, всичко се променя. Сега вече знаете как да говорите пред тази група от хора  – какви думи и шеги можете да използвате(и можете ли въобще), как да се облечете, какво би им било интересно на тях и какви материали трябва да подготвите за презентацията, за да успеете да постигнете целта си, която вече дефинирахте. Много често презентаторите пропускат да помислят за аудиторията си оправдавайки се, че няма как да намерят подобна информация. Това много рядко е всъщност така, защото със сигурност някой организира събитието (и можете да попитате него каква аудитория очаква той/тя), има събитие във Facebook(и сътветно можете да видите профилите на хората) или пък, ако в крайна сметка наистина няма начин да намерите информация, то нищо не коства да предположите кой би бил заинтересован да чуе вас и презентацията ви и да адаптирате презентацията си на базата на тези предположения.
3. Подгответе всичко необходимо сега – след като вече знаете какво искате да постигенете и знаете коя е публиката ви сте готови. Готови сте да започнете подготовката на всичко свързано с презентацията ви – това, което ще кажете, слайдовете ви (за тях ще говорим по детайлно в част 3 от тази серия статии) и всички други материали, които мислите, че ще ви помогнат да постигнете целта си. Отново – сега е моментът да започнете да изграждате тези материали, а не като първа крачка от подготовката си.
4. Репетирайте, репетирайте, репетирайте– и не, това не означава просто да мислите какво ще казвате по всеки един от слайдовете си. „Репетирайте“ означава да изпрезентирате презентацията си по същия начин, по който ще я представяте пред вашата аудитория. Няколко пъти. Поне 5. От начало до край. Направите ли го, ще бъдете много по – уверени, презентацията ви ще е много по шлифована, защото ще сте видели къде се замисляте, къде вероятно имате дребна грешка, която трябва да оправите и т.н. За всички велики презентации и най – добрите презентатори на света отделят огромно количество време да репетират. Това трябва да направите и вие ако искате да се овенчаете с успех. Да, времеемко е, но нямате друг избор.
5. Внимавайте с тайминга –днес всеки един от нас е зает. Вероятно след вашата презентация аудиторията ви има друга среща или потенциално обаждане с нов клиент. Ако презентирате пък на конференция, след 10 минути би трябвало на вашето място да е друг презентатор. Уважавайте времето на хората и бъдете професионалисти – ако имате 1 час, презентацията ви не трябва да надхвърля този час. Ако имате 15 мин, не трябва да надхвърляте 15 минути. Как да спазите тайминга? Много, много просто. Когато репетирате(ето още една причина защо е важно), поставете един часовник до вас и вижте в колко часа започвате репетицията си. Направете я и когато приключите отново погледнете часовника. Влизате ли във прозореца от време, който ви е даден? Да – чудесно! Не – трябва да съкратите презентацията си. Повтаряте по този начин докато не влезете в даденото ви време. Старайте се обаче не просто да влезете във времето, а да ви остава малко т.е., ако имате 60 минути за презентацията си, стремете се да можете да приключите с репетицията за 50 минути, например. Това е важно, защото винаги има външни фактори, които могат да повлияят на вас и представянето ви. Оставете си няколко допълните минути. Ако няма нито един проблем или непредвидена ситуация винаги можете да запълните времето с доъплнителна информация, демонстрация или просто с въпроси от аудиторията.

Подготовката на презентацията ви е също толкова важна част колкото изнасянето й пред вашата аудитория, а това ще е нашият фокус във втората ни статия. Не поценявайте тази първа и толкова необходима стъпка към успешното ви представяне, защото хората, които са в залата ви имат невероятни високи очаквания към всеки презентатор в днешни дни. Това, означава само едно – нашата работа като презентатори не е никак, никак проста.

Успех и до скоро!

 …

  Борис Христов е основател на 356labs – креативна агенция за дизайн на презентации. Вече над пет години се занимава с обучения. По темата „Как да провеждаме успешни презентации“ е обучавал както студенти, така и мениджъри на огромни корпорации. Самият той често изнася презентации на международни събития като е говорил в близо 20 държави. Най – бързият начин да се свържете с него е Twitter, където пише под @BorisHristov, а мейлът му е boris.hristov@356labs.com.